Technicien ou technicienne en administration de la directrice RH

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX 

Un poste à temps complet permanent

Lieu de travail : Hôpital Notre-Dame, 1560 rue Sherbrooke E, Montréal

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.  

Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. 

Sommaire des responsabilités

Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines, le ou la titulaire du poste assume des fonctions de planification, d’organisation et de suivi administratif complexes. La personne est responsable de l’optimisation de l’agenda, de la gestion stratégique des communications écrites et du soutien logistique et documentaire des comités relevant de la direction des ressources humaines (DRH) ou auxquels la DRH participe. Elle agit comme pivot informationnel de la direction tout en garantissant le respect strict de la confidentialité et des processus légaux du réseau de la santé. 

De plus, elle offre un soutien administratif à l’adjointe cadre de direction relevant de la directrice. Elle soutient cette personne dans la planification et l’actualisation des projets transversaux à la direction ou des projets organisationnels, ces derniers visant à améliorer la qualité de vie au travail du personnel au bénéfice de la clientèle.  

Elle se voit aussi attribuer divers mandats, tels que le suivi financier de la direction, la gestion des effectifs informatiques et des accès, la planification et l’exécution de travaux complexes. De plus elle veille à l’amélioration continue des processus administratifs dans la direction, en proposant et en mettant en œuvre des projets permettant d’atteindre une meilleure efficience administrative. 

Ces fonctions requièrent le maintien de relations efficaces, professionnelles et empreintes de collaboration tant à l’interne, avec les autres directions de l’établissement, qu’à l’externe, par exemple avec le siège social de Santé Québec. 

Principales responsabilités

Gestion stratégique de l’agenda et optimisation du temps (30 %) 

• Planification et priorisation : Planifier, organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et activités de la DRH en fonction des priorités et des urgences, tout en garantissant du temps de production. 
• Gestion des imprévus : Réajuster l’horaire en temps réel lors de situations de crise (ruptures de services, conflits de travail, urgences réseau).
• Préparation des dossiers : S’assurer que la directrice dispose de tous les documents et dossiers requis avant chaque rencontre.
• Liaison institutionnelle : Coordonner les demandes de rencontre provenant du Bureau du PDG, du siège social de Santé Québec ou des partenaires syndicaux. 

Gestion des courriels et des communications (30 %) 

• Tri, délégation et filtrage : Assurer la gestion de la boîte courriel de la DRH, prioriser les messages urgents, déléguer si requis les demandes aux membres de l’équipe de direction de la DRH et éliminer les sollicitations non pertinentes.
• Prise en charge autonome : Répondre directement aux demandes d’information générale ou administrative de premier niveau.
• Rédaction et correspondance : Rédiger, réviser et mettre en page des présentations, notes de service, avis de convocation et correspondances officielles au nom de la directrice. 
• Suivi des échéanciers : Effectuer les rappels nécessaires auprès de la DRH et des cadres de direction pour le respect des délais de réponses ou de livrables. 

Soutien administratif général et gestion documentaire (25 %) 

• Soutien administratif: Production de divers documents pour la direction selon les mandats, incluant la mise à jour des politiques et procédures de la direction. Valide certains procédés administratifs avec le siège social de Santé Québec ou toutes autres instances externes afin d’appliquer les modalités requises.
• Soutien à l’adjointe cadre de la direction : Recherche de données, création de tableaux de suivis, proposition de démarche, production de documentation et suivis administratifs pour soutenir les projets transversaux de direction ou les projets organisationnels. Proposer des outils adaptés aux divers besoins, incluant l’intelligence artificielle (Copilot).
• Gestion financière: Suivi financier des dépenses et budget de la direction en collaboration avec l’adjointe cadre.
• Gestion de l’information : Classer, archiver et sécuriser les documents confidentiels de la direction sur les plateformes institutionnelles. Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers.
• Amélioration continue des processus : Proposer des processus efficients pour les enjeux administratifs, concevoir et optimiser des outils de suivi (tableaux de bord, registres de comités).
• Gestion des urgences: Répondre à toutes autres demandes administratives imprévues afin de soutenir l’équipe de la DRH. 

Secrétariat et soutien aux comités (15 %) 

• Logistique des instances : Coordonner l’organisation matérielle et virtuelle (Teams) des comités de direction et ceux auxquelles la DRH doit participer. 
• Production documentaire : Pour les comités de la DRH, rassembler, valider et diffuser les ordres du jour ainsi que les documents de lecture préliminaire aux membres des comités. Pour les comités organisationnels, coordonner le dépôt de documents et en assurer la qualité et la conformité. 
• Prise de notes et rédaction : Assister aux réunions de la direction pour rédiger les procès-verbaux et comptes-rendus officiels. 
• Suivi des plans d’action : Assurer le suivi des décisions prises en comité et relancer les responsables quant à l’avancement de leurs livrables. 

Ce que nous offrons

• 4 semaines de vacances par année 
• 9,6 jours de maladie rémunérés 
• 13 jours de congé fériés
• Congés sociaux (parental, retour aux études, sabbatiques, etc.) 
• Régime de retraite et de retraite progressive 
• Assurances collectives (médicaments, consultations, assurance salaire, assurance vie, etc.) 
• Rabais exclusifs pour le personnel  

Formation académique exigée

• Doit détenir un diplôme de fin d’études collégiales (DEC) en bureautique ou en techniques administratives pertinent à la fonction;
• OU
• Une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou (AEC) pertinente à la fonction;
• OU
• Un certificat universitaire pertinent à la fonction;
• OU
• Un baccalauréat pertinent à la fonction. 

Expérience de travail

Détenir un minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires 

Autres exigences

• Avoir un excellent français oral et écrit (orthographe et grammaire)  
• Avoir une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint 

Compétences attendues

• Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité 
• Rigueur, précision et souci du détail 
• Autonomie et initiative 
• Forte capacité d’adaptation et de gestion du stress face aux urgences 
• Habileté à gérer les priorités changeantes 
• Collaboration et travail d’équipe 
• Sens des responsabilités 
• Attitude positive 

Remarques

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration à votre dossier en ligne, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. Notez que, conformément à la loi canadienne sur l’immigration, vous devez avoir le statut de citoyen canadien ou celui de résident permanent, ou encore être titulaire d’un permis de travail valide au Canada. 

Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées en entrevue.