Adjoint ou adjointe à la direction

Remplacement : Temps complet de jour

Lieu de travail : Hôpital Notre-Dame, 1560, rue Sherbrooke Est, Montréal

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

• Personne qui soutient la coordination et le contrôle des activités relatives au fonctionnement administratif des deux directeurs adjoints des services et des affaires médicales universitaires – volet hospitalier.
• Elle assure le suivi des décisions des deux directeurs adjoints auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
• Elle traite les requêtes acheminées aux deux directeurs adjoints et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle détermine les actions à poser, informe les directeurs adjoints ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
• Sous la supervision des deux directeurs adjoints médicaux-volet hospitalier, la titulaire du poste accomplit de façon autonome, au sein de la direction, des responsabilités liées à la bureautique, au secrétariat et à la logistique d’opérations à caractère administratif et professionnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Planification et préparation

• Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant les directeurs adjoints médicaux, assurer les aspects logistiques et colliger la documentation nécessaire aux acteurs impliqués.
• Assister aux rencontres, rédiger l’ordre du jour et le compte rendu o Comité de l’enseignement  médical (1 rencontre aux 6 semaines).
• Table des chefs locales HND et HDV (4 rencontres/année pour chaque site).
• Rencontre des coordonnateurs médicaux HND et HDV (1 rencontre/1-2mois pour chaque site).
• Assister les directeurs adjoints dans la gestion quotidienne des dossiers et projets spéciaux de la direction.

Volet B. Production et suivi de la qualité

• Rédiger et préparer différents documents : tableaux Excel, présentations PowerPoint, différentes cartes (invitations, cartes de vœux, etc.), contrats de service (prestataires, etc.), lettres et notes de service.
• Effectuer différents suivis à la demande des directeurs adjoints.
• Mettre en place différents sondages sur Microsoft Forms et faire le suivi.
• Apposer la signature des directeurs adjoints sur les documents demandés.
• Préparer et effectuer la gestion des listes de garde des coordonnateurs hospitaliers HND et HDV.

Volet C. Gestion des courriels et des appels téléphoniques

• Effectuer la gestion de l’agenda des directeurs adjoints (rendez-vous, entrées d’agenda, rappels).
• Effectuer la gestion des courriels.
• Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ou les messages courriel adressés aux directeurs adjoints.
• Effectuer la gestion de la boite courriel générique DSP HV et DSP HND.

Volet D. Remplacement de la technicienne en administration du DSPAMU et de l’adjointe administrative volet opérationnel/1re ligne

En l’absence de la technicienne en administration et de l’adjointe administrative volet opérationnel/1re ligne, l’adjointe administrative doit :

• Assurer le soutien administratif aux directeurs (gestion courriel/agenda).
• Assurer le suivi des urgences.

Volet E. Gestion financière

• Préparer la rémunération des coordonnateurs médicaux hospitaliers HND et HV.
• Envoyer les demandes de paiements au compte payable.

CONDITIONS ET AVANTAGES

En plus de votre salaire, bénéficiez d’une gamme d’avantages sociaux tel que :

• 4 semaines de vacances par année
• 9,6 jours de congé de maladie rémunérés
• 13 jours de congé fériés
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics
• Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire
• Programme de référencement rémunéré
• Et bien plus encore…

• Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat et un an d’expérience comme secrétaire

Réussir les tests de pré-qualification : 

• Français niveau intermédiaire
• Word niveau intermédiaire
• Français – Correction de texte